Reale KI Anwendungsbeispiele.
Lösungen, die heute schon funktionieren. 📲
Hier erfahren Sie…
- wie KI als Arbeitserleichterung dienen kann.
- wie KI in realen Anwendungen verwendet werden kann.
- wie Sie mit Hilfe von KI-Schulungen Ihre Mitarbeiter optimal für die Zukunft vorbereiten.
- warum abm der optimale Partner ist.
- wie Microsoft Copilot Schulungen den täglichen Arbeitsalltag auf ein neues Level heben.
KI getestet, aber die Arbeitserleichterung ist ausgeblieben?
Täglich erscheinen neue KI-Portale, Tools und Anwendungen. Jeder arbeitet bereits täglich mit KI, egal ob Texterstellungen, Übersetzungen oder Recherche. Und trotzdem fehlen Ihnen die praktischen Einsatzmöglichkeiten in ihrem Betrieb?
Wir verfügen im KI-Bereich über eine ISO-Zertifizierung!
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Mehr InformationenKI zur Arbeitserleichterung?
Ja, aber wie!?
Sie haben sich bereits (mehrfach) mit KI im Unternehmen beschäftigt, fanden aber keine zufriedenstellende Lösungen, die Ihren Workflow tatsächlich erleichtern?
KI muss richtig trainiert werden!
Der Grund dafür liegt oft darin, dass die KI-Tools nicht richtig trainiert werden. Besonders sensible Anwendungen in den Bereichen Buchhaltung, Rechtliches und Weitere kann KI nur mithilfe von umfangreichem Training, verlässliche Daten liefern.
KI, die Ergebnisse liefert.
Reale Anwendungen, die Wirkung zeigen.
Im Folgenden können Sie unterschiedliche Bereiche auswählen und erhalten erste Ideen für KI-Unterstützung oder ganzheitliche Arbeitsabnahme durch KI.
1 Wissensdatenbank
Entwicklung mit GPTs und/oder Agent
Die KI-Anwendung hilft jedem Mitarbeiter im Unternehmen auf aktuelle Fragen rasch Antworten zu bekommen, ohne andere Mitarbeiter von der Arbeit ab zu halten. Die KI-Wissensdatenbank ist bestenfalls auch mit einer KI-Onboarding Ihrer Firma verbunden.
Die Vorteile
Einsparung: Wie oft kommt es vor das man täglich von seiner Arbeit rausgerissen wird, wo ein Kollege etwas von Ihm wissen möchte, dass Sie vermutlich schon mehrfach anderen Kollegen Kommuniziert haben oder dieser eh wissen sollt.
Egal ob es Jetzt um Buchhaltungsthemen, Produktionsthemen, Verträge oder nur um Allgemeine Abläufe geht, die KI kann hier geduldig Auskunft geben und folgefragen beantworten.
Qualitätssteigerung: Es wird nichts vergessen, der neue Mitarbeiter kann Fragen stellen die im perfekt und geduldig beantwortet werden Bei speziellen Fragen, kann die KI auch gleich eine Checkliste für den Mitarbeiter erstellen, die dieser dann abarbeiten kann. Neue Dokumente fliesen hier Automatisch mit ein. Das spart sehr viel Zeit, Nerven und Kosten.
2 Intelligentes E-Mail-Management
KI-Posteingangssortierung und Antwort-Entwürfe In überfüllten Postfächern (z.B. info@ oder support@) analysiert die KI den Inhalt jeder eingehenden E-Mail, kategorisiert sie (Dringend, Werbung, Rechnung, Bewerbung) und weist sie automatisch dem richtigen Sachbearbeiter zu. Zudem erstellt sie basierend auf dem Kontext bereits einen Antwortentwurf.
Die Vorteile
Einsparung: Mitarbeiter verbringen oft Stunden damit, E-Mails nur zu sichten und zu verteilen. Dieser Schritt entfällt komplett. Durch die vorformulierten Entwürfe muss der Mitarbeiter oft nur noch „Senden“ klicken, statt den ganzen Text zu tippen.
Qualitätssteigerung: Wichtige Kundenanfragen gehen nicht in der Masse unter, da die KI Dringlichkeit erkennt. Die Reaktionszeiten verkürzen sich drastisch, was die Außenwahrnehmung der Firma verbessert.
3 Terminkoordination
Autonome Kalender-Assistenz statt endlose „Wann hast du Zeit?“-E-Mail-Ping-Pongs zu spielen, übernimmt ein KI-Assistent die Terminfindung. Er hat Zugriff auf die Kalender der internen Teilnehmer, schlägt externen Partnern passende Slots vor, bucht den Termin, reserviert den Meetingraum und versendet die Teams-Einladung.
Die Vorteile
Einsparung: Das administrative Hin-und-Her bei der Terminplanung, besonders bei Runden mit mehr als drei Teilnehmern, kostet oft mehr Zeit als das Meeting selbst. Die KI erledigt das im Hintergrund.
Qualitätssteigerung: Doppelbuchungen werden vermieden. Meetings finden zeitnaher statt, da die KI Lücken im Kalender effizienter erkennt als das menschliche Auge.
4 Automatisierte Reisekostenabrechnung
Beleg-Scan und Richtlinien-Prüfung Mitarbeiter fotografieren ihre Belege einfach ab. Die KI extrahiert Datum, Betrag und Steuer, ordnet die Ausgabe der richtigen Kostenstelle zu und prüft sofort, ob die Spesenrichtlinie (z.B. Höchstsätze für Bewirtung) eingehalten wurde.
Die Vorteile
Einsparung: Das lästige Abtippen von Quittungen und das manuelle Zusammenrechnen in Excel entfallen für den Mitarbeiter. Die Buchhaltung muss nicht mehr jedem fehlenden Beleg hinterherlaufen.
Qualitätssteigerung: Fehler bei der Übertragung von Beträgen oder falsche Steuerschlüssel gehören der Vergangenheit an. Die Abrechnungen sind konform mit den aktuellen steuerlichen Vorgaben.
5 Digitale Poststelle
Posteingangsverarbeitung und Routing Physische Post wird gescannt. Die KI liest mittels OCR (Texterkennung) den Inhalt, erkennt, ob es sich um eine Behördenanfrage, eine Kündigung oder einen Vertrag handelt, extrahiert Fristen und leitet das Dokument digital an die zuständige Abteilung weiter.
Die Vorteile
Einsparung: Das interne Verteilen von Papierpost und das manuelle Einpflegen von Fristen in Kalender entfällt. Dokumente liegen sofort digital vor und müssen nicht erst kopiert oder abgeheftet werden.
Qualitätssteigerung: Wichtige Fristen (z.B. bei rechtlichen Angelegenheiten) werden nicht verpasst, da die KI diese automatisch erkennt und Reminder setzt. Nichts bleibt auf dem Schreibtisch eines kranken Mitarbeiters liegen.
6 Gesprächsprotokolle und Meeting-Aufzeichnungen
Einsatz von Plaud.ai und MS Teams Integration Egal ob im Online-Meeting (MS Teams) oder beim Vor-Ort-Termin (Plaud Note): Die KI zeichnet das Gespräch auf, transkribiert es und filtert automatisch die wichtigsten Punkte, To-Dos und Termine heraus.
Die Vorteile
Einsparung: Niemand muss mehr während des Gesprächs hektisch mitschreiben oder im Nachgang aus dem Gedächtnis Zusammenfassungen tippen. Die Nachbereitung eines 1-stündigen Meetings reduziert sich von 20-30 Minuten auf wenige Klicks zur Kontrolle.
Qualitätssteigerung: Der Vertriebler kann sich zu 100% auf den Kunden und das Gespräch konzentrieren (Aktives Zuhören). Es gehen keine Details verloren, da jedes Wort erfasst wird. Die Ergebnisse können direkt strukturiert im CRM abgelegt werden, was die Datenhygiene im Unternehmen massiv verbessert.
In Verknüpfung mit unserem Partner Leadinfo kann man den kompletten Vertriebsprozess bis zu "heißen" Lead automatisieren.
1 Firmencheck: Automatisierte Recherche und Lead-Qualifizierung
Die KI-Anwendung übernimmt die zeitintensive Recherche vor einem Erstgespräch. Sie durchsucht das Web, Unternehmensregister und News-Seiten nach relevanten Daten (Umsatz, Entscheider, aktuelle Pressemitteilungen), um ein umfassendes Profil des potenziellen Kunden zu erstellen.
Die Vorteile
Einsparung: Vertriebsmitarbeiter verbringen oft Stunden damit, Informationen über Leads manuell zusammenzusuchen. Die KI liefert diese Daten binnen Sekunden in einer übersichtlichen Zusammenfassung direkt ins CRM oder als Briefing-Dokument. Das spart pro Lead 15 bis 30 Minuten reine Recherchezeit.
Qualitätssteigerung: Der Mitarbeiter geht top vorbereitet in das Gespräch. Er kennt die aktuellen "Schmerzpunkte" und Neuigkeiten des Kunden, was die Kompetenzwahrnehmung massiv steigert. Es werden keine wichtigen Hintergrundinfos übersehen, die für den Abschluss entscheidend sein könnten.
1 Social Media, Newsletter und Content Generierung
Hier gibt es viele Möglichkeiten wie KI unterstützen kann.
GPTS: Können auf Basis der wichtigsten CI Informationen Ihrer Firma aufgebaut werden. Somit ist gewährleistet das immer die gleiche Tonalität, Bildsprache, etc. verwendet wird.
2 PowerPoint im eigenen CI
Automatisierte Folienerstellung aus Text / Daten
Mitarbeiter können Rohtexte, Datenblätter oder Stichpunkte eingeben, und die KI erstellt daraus eine vollständige Präsentation. Dabei wird strikt das Corporate Identity (Farben, Schriften, Logos, Layouts) des Unternehmens eingehalten.
Die Vorteile
Einsparung: Das mühsame "Schieben von Pixeln", Formatieren von Textboxen und Suchen nach den richtigen Logos entfällt komplett. Mitarbeiter können sich auf den Inhalt konzentrieren, statt Stunden mit dem Design der Folien zu verbringen.
Qualitätssteigerung: Jede Präsentation, die das Haus verlässt, sieht professionell und einheitlich aus ("Brand Safety"). Es gibt keine "wildgebastelten" Folien mehr. Die KI sorgt zudem automatisch für eine logische Struktur und gute Lesbarkeit der Inhalte.
1 CV-Screening und Bewerber-Matching
Bei einer hohen Anzahl an Bewerbungen scannt die KI die Lebensläufe und vergleicht die Fähigkeiten (Skills) objektiv mit der Stellenausschreibung. Sie erstellt eine Rangliste (Ranking) der Kandidaten, die am besten passen, und fasst die Stärken und Lücken kurz zusammen.
Die Vorteile
Einsparung: HR-Mitarbeiter oder Führungskräfte müssen nicht hunderte unpassende Bewerbungen komplett lesen. Sie können sich sofort auf die Top 10 Kandidaten konzentrieren.
Qualitätssteigerung: Gute Kandidaten werden nicht übersehen, nur weil das Layout des Lebenslaufs ungewohnt ist. Die Vorauswahl erfolgt anhand objektiver Kriterien statt Bauchgefühl, was die Diversität und Qualität der Einstellungen fördert.
2 Individuelles Onboarding
Erstellung maßgeschneiderter Einarbeitungspläne Basierend auf der Rolle des neuen Mitarbeiters und den aktuellen Projekten im Team erstellt die KI einen detaillierten Einarbeitungsplan für die ersten 4 Wochen. Sie sammelt automatisch die relevanten Dokumente, Schulungsvideos und Kontakte zusammen, die der Neue benötigt.
Die Vorteile
Einsparung: Führungskräfte müssen den Onboarding-Plan nicht jedes Mal neu „erfinden“ oder mühsam Material zusammensuchen. Der Prozess ist standardisiert und doch individuell, ohne manuellen Mehraufwand.
Qualitätssteigerung: Neue Mitarbeiter fühlen sich von Tag 1 an willkommen und professionell abgeholt. Die Zeit bis zur vollen Produktivität (Time-to-Productivity) wird verkürzt, da alle Informationen strukturiert vorliegen.
3 Onboarding
Entwicklung mit GPTs und / oder KI-Programmierung
Die KI-Anwendung führt den neuen Mitarbeiter in die Arbeitswelt Ihrer Firma ein. Die Onboarding GPT ist bestenfalls auch mit der aktuellen Wissensdatenbank Ihrer Firma verbunden.
Die Vorteile
Einsparung: Gerade beim Onboarding, sind oft viele Mitarbeiter beschäftigt mit der Einschulung. Das ganze wird automatisch aktuell gehalten, neue Dokumente und Updates fliesen Automatisch in das Onboarding mit ein.
Qualitätssteigerung: Es wird nichts vergessen, der neue Mitarbeiter kann Fragen stellen die im perfekt und geduldig beantwortet werden. Auch noch nach dem Onboarding.
Rechtlicher Aspekt: Egal ob mit Arbeitssicherheit oder eben auch bzgl. KI (AI-Act) man kann in den Prozess eine Überprüfung mit einbauen. Für 100% Rechtssicherheit das Protokoll Ausdrucken und unterschreiben lassen.
4 Power Automate für Urlaubsanträge
Digitaler Genehmigungsworkflow statt Zettelwirtschaft
Ein Mitarbeiter füllt ein einfaches digitales Formular aus. Der Vorgesetzte erhält sofort eine Benachrichtigung (z.B. in Teams) zur Genehmigung. Bei Zustimmung werden automatisch der Kalender blockiert, die Personalabteilung informiert und der Urlaubsstand aktualisiert.
Die Vorteile
Einsparung: Das Herumlaufen mit Papierformularen, das Warten auf Unterschriften und das manuelle Eintragen in diverse Kalender entfallen komplett. Der administrative Aufwand sinkt auf nahezu Null.
Qualitätssteigerung: Es geht kein Antrag mehr verloren und es gibt keine Missverständnisse darüber, wer wann fehlt. Die Transparenz im Team steigt, da Abwesenheiten sofort in den Outlook/Teams-Kalendern sichtbar sind. Zudem werden Fehler bei der Berechnung von Resturlaubstagen vermieden.
1 Angebotsvergleich: Automatisierte Datenextraktion und Matrix-Erstellung
Anstatt Preise, Lieferzeiten und Konditionen mühsam aus verschiedenen PDF-Angeboten in eine Excel-Tabelle zu kopieren, übernimmt dies die KI. Sie extrahiert die relevanten Daten aus unterschiedlich formatierten Dokumenten und stellt sie in einer übersichtlichen Vergleichstabelle gegenüber.
Die Vorteile
Einsparung: Der Einkauf muss keine Zeit mehr mit der manuellen Datenübertragung verschwenden. Was früher bei komplexen Ausschreibungen Stunden dauerte, passiert nun in Sekunden. Der Einkäufer kann sich sofort auf die Verhandlung konzentrieren, statt Daten abzutippen.
Qualitätssteigerung: Tippfehler oder Zahlendreher werden eliminiert. Die KI kann auch "versteckte" Kostenfaktoren (wie unterschiedliche Frachtkosten oder Verpackungseinheiten) normieren und so eine echte Vergleichbarkeit herstellen, die auf den ersten Blick oft nicht ersichtlich ist.
2 Vertragsprüfung: Automatisierter Check von Einkaufsbedingungen
Eingehende Lieferantenverträge oder AGB-Updates werden automatisch gegen die eigenen Einkaufsrichtlinien geprüft. Die KI scannt gezielt nach ungünstigen Zahlungszielen, fehlenden Skonto-Regelungen oder kritischen Haftungsausschlüssen des Lieferanten.
Die Vorteile
Einsparung: Standardverträge müssen nicht mehr Zeile für Zeile gelesen werden. Der Einkäufer oder Buchhalter bekommt eine Ampel-Auswertung: Grün für "Alles okay", Rot für "Abweichung von unseren Standards". Das beschleunigt den Bestellprozess enorm.
Qualitätssteigerung: Es wird sichergestellt, dass keine ungünstigen Klauseln (z.B. automatische Vertragsverlängerungen oder Preisanpassungsklauseln) übersehen werden. Das Unternehmen kauft zu rechtssicheren und optimierten Bedingungen ein.
3 Vertragsprüfung: KI-gestützte Analyse rechtlicher Dokumente
Eingehende Verträge (z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen oder Einkaufsbedingungen) werden von der KI gegen ein internes "Playbook" (Vorgaben der eigenen Firma) geprüft. Kritische Klauseln oder Abweichungen werden sofort markiert.
Die Vorteile
Einsparung: Die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung muss nicht mehr jeden Standardvertrag komplett lesen. Die KI fungiert als erster Filter und hebt nur die problematischen Stellen hervor. Das beschleunigt den "Deal-Cycle" erheblich.
Qualitätssteigerung: Flüchtigkeitsfehler durch Müdigkeit werden vermieden. Die Prüfung erfolgt immer nach dem gleichen, hohen Standard. Risiken wie versteckte Haftungsklauseln oder ungünstige Zahlungsbedingungen werden zuverlässig erkannt, bevor eine Unterschrift geleistet wird.
1 Intelligente Chatbots für den First-Level-Support
Automatisierte Lösung von Standardanfragen rund um die Uhr
Der Chatbot fungiert als erste Anlaufstelle auf der Webseite oder im Kundenportal. Er beantwortet wiederkehrende Fragen (FAQs), gibt Auskunft zum Lieferstatus oder hilft bei einfachen technischen Problemen, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter eingreifen muss.
Die Vorteile
Einsparung: Das Support-Team wird von der monotonen "Massenabfertigung" entlastet. Anstatt täglich zigmal dieselbe Frage (z.B. "Wo bleibt meine Rechnung?") zu beantworten, erledigt das die KI. Das reduziert das Ticketvolumen im Posteingang drastisch und spart erhebliche Personalkosten im First-Level.
Qualitätssteigerung: Der Kunde erhält sofort eine Antwort – in Sekundenschnelle, auch nachts oder am Wochenende. Es gibt keine frustrierenden Wartezeiten. Die Antworten sind dabei immer konsistent, freundlich und fachlich korrekt.
2 Telefon-KI (Voicebots)
Smarte Anrufannahme und Vorqualifizierung
Eine Voice-KI nimmt Anrufe in natürlicher Sprache entgegen. Sie versteht das Anliegen des Kunden, kann selbstständig Termine vereinbaren oder den Anruf an den exakt passenden Spezialisten durchstellen – inklusive einer schriftlichen Zusammenfassung des Anliegens, die dem Mitarbeiter vorab auf den Schirm gespielt wird.
Die Vorteile
Einsparung: Die klassische Telefonzentrale oder das Sekretariat werden massiv entlastet. Es geht keine Zeit mehr verloren durch manuelles Weiterverbinden oder das Aufnehmen von Rückrufbitten auf Zetteln. Die KI kann zudem unbegrenzt viele Anrufe gleichzeitig annehmen, was Personalspitzen abfängt.
Qualitätssteigerung: Es geht kein Anruf mehr ins Leere ("Besetztzeichen"). Jeder Kunde wird sofort angenommen und fühlt sich gehört. Da der Mitarbeiter durch die Vorab-Zusammenfassung schon weiß, worum es geht ("Warm Transfer"), muss der Kunde sein Problem nicht wiederholen. Das wirkt hochprofessionell und wertschätzend.
3 Agent Assist (Co-Pilot im Support)
Echtzeit-Unterstützung während des Kundengesprächs
Während der Mitarbeiter mit dem Kunden telefoniert oder chattet, "hört" die KI mit und sucht im Hintergrund automatisch in der Wissensdatenbank nach der passenden Lösung. Sie schlägt dem Mitarbeiter live Antworttexte oder technische Anleitungen vor.
Die Vorteile
Einsparung: Die Bearbeitungszeit pro Fall (Average Handle Time) sinkt deutlich, da der Mitarbeiter nicht mehr manuell nach Lösungen suchen oder Kollegen fragen muss. Auch die Einarbeitungszeit neuer Support-Mitarbeiter verkürzt sich, da die KI sie "an die Hand nimmt".
Qualitätssteigerung: Auch neue oder weniger erfahrene Mitarbeiter können komplexe Fragen souverän beantworten. Es wird sichergestellt, dass immer die aktuellsten Informationen weitergegeben werden und nichts vergessen wird.
Ihr Einstieg in KI.
Mit KI-Schulungen.
Mit Schulungen Ihrer Mitarbeiter können Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Durch das vermittelte Wissen…
… werden Ihre Mitarbeiter an Effizienz zulegen.
…können alle rechtlichen und ethischen Anforderungen eingehalten und transparent kommuniziert werden. Damit sind Sie im Kontext des EU AI Acts optimal abgesichert.
…wird die Innovationsfähigkeit Ihrer Firma gesteigert.
…kann man gemeinsam ein Praxis- und Compliance KI Leitfaden erstellen, welcher auch für neue Mitarbeiter dienlich ist.
…und der Verbindung mit der Wissensdatenbank bzw. Onboarding kann so eine Einschulung auch für andere Mitarbeiter genutzt werden.
Warum abm?
Über 30 Jahre Erfahrung mit Industrieprozessen
Zertifiziert nach Austrian Standards® ISO/IEC 170247
Senior-Entwickler mit KI- und Schnittstellenkompetenz
Umsetzung nach dem KI-Ultra-Modell (Nachfolger von CRISP-DM)
Berücksichtigung von DSGVO, EU AI Act, Urheberrecht u. v. m.
Warum abm?
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Microsoft Copilot Schulungen.
Mitarbeiter-Befähigung & Prompt-Engineering.
Praxisnahe Workshops und Trainings, die Ihre Mitarbeiter befähigen, den Microsoft Copilot im täglichen Arbeitsumfeld (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) effizient einzusetzen. Der Fokus liegt nicht auf grauer Theorie, sondern auf dem richtigen „Prompting“ (Fragestellung) und dem Erkennen von konkreten Anwendungsfällen im eigenen Arbeitsalltag.
Die Vorteile
Einsparung
Ohne Schulung probieren Mitarbeiter oft stundenlang im „Trial-and-Error“-Verfahren herum oder nutzen das bereits bezahlte Tool aus Unsicherheit gar nicht. Durch gezieltes Training wird die Lernkurve massiv verkürzt. Mitarbeiter kommen sofort in die produktive Umsetzung, statt wertvolle Arbeitszeit mit erfolglosen Experimenten zu verschwenden.
Qualitätssteigerung
Die Qualität der KI-Ergebnisse hängt maßgeblich von der Qualität der Eingabe ab („Garbage in, Garbage out“). Geschulte Mitarbeiter wissen genau, wie sie Anweisungen formulieren müssen, um sofort hochwertige Ergebnisse zu erhalten. Dies vermeidet Frustration, steigert die Akzeptanz der neuen Technologie im Team enorm und sorgt für einen sichereren Umgang mit sensiblen Daten.
Beispiele
- Mails zusammenfassen (z.B.: nach dem Urlaub, die wichtigsten zuerst).
- PowerPoint Entwurfsvorlagen nutzen.
Ihre Ansprechpartner.
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Potenziale identifizieren, Mitarbeiter schulen und Workflows effizienter gestalten mit KI.